Ett memorandum är ett dokument där indikationer eller information ges om ett visst ämne på ett direkt och koncist sätt. Detta, till exempel inom ramen för en företagsorganisation.
Med andra ord tillåter ett memorandum att medlemmarna i en avdelning eller hela organisationen kan informeras om en specifik fråga, till exempel en händelse som kommer att äga rum de närmaste dagarna eller ett ledningsbeslut. Det är ett instrument för intern organisationskommunikation.
Vi måste komma ihåg att ett memorandum är ett formellt dokument, så det språk som används i skrivandet måste också vara formellt.
Ordet memo kommer från det latinska verbet memorera, vilket betyder att komma ihåg.
Ett annat kännetecken för denna typ av dokument är att det vanligtvis är numrerat. Således får du en viss kod.
Memorandummet är dessutom vanligtvis en typ av enkelriktad kommunikation. Det vill säga ett faktum rapporteras, men ett svar förväntas inte, vilket är fallet med till exempel ett brev.
Det är också värt att nämna att vi pratar om en typ av dokument som används inom det diplomatiska området, där ett mycket viktigt faktum kommuniceras. På samma sätt kallas ett memorandum en anteckningsbok där en person skriver ner vad de tycker att de ska komma ihåg inom en snar framtid.
Element och delar av ett memo
Elementen i ett memorandum är som följer:
- Plats och datum för utfärdandet.
- Namn (och jobbtitel, om tillämpligt) på mottagaren eller den avdelning eller det område som kommunikationen riktar sig till.
- Ämne eller ämne.
- Texttext.
- Avsändarens detaljer.
Det bör noteras att det i rubriken rekommenderas att placera ordmemorandummet så att mottagaren / mottagarna vet vilken typ av dokument de har fått.
Exempel på memo
México, D. F. 14 december 2020
Memorandum nr 5961
Till: Redaktörer för ekonomisektionen.
Ämne: Utbildning.
Samtliga redaktörer för ekonomisektionen kallas härmed till utbildning om nya digitala marknadsförings- och SEO-verktyg som kommer att äga rum den 16 december i styrelserummet mellan kl. 15.00 och 16.00.
Närvaro är obligatorisk. Om redaktören har en intervju eller konferens schemalagd, samordna med sektionsredaktören för att planera sin utbildning vid ett senare tillfälle.
Vänliga hälsningar,
Eduardo Camacho.
Personalchef.