Funktioner för en administrativ assistent

Innehållsförteckning:

Anonim

En administrativ assistents funktioner är de som härrör från ett administrativt arbete på kontoret. De sträcker sig från kundtjänst till dokumenthantering av ett företag.

Arbetet med en administrativ assistent har flera uppgif.webpter och är grunden för ett företags dagliga verksamhet ur administrativ synvinkel.

Även om den här professionella positionen oftast är den som har lägst rang och lön inom ett företags struktur, utför denna typ av profil många och varierande grundläggande funktioner för ett företags gång.

För sitt arbete måste en assistent ha påvisbar kunskap och färdigheter på kontorselement.

Särskilt viktigt är domänen för den grundläggande programvaran för kontorsautomation som utökas bland affärsdukarna, liksom andra specifika program för vissa sektorer (grafisk design, vektor, programmering, aktuariell vetenskap …)

Dessutom är det vanligtvis nödvändigt för den här profilen att hantera datorutrustning eller tillgångar som är spridda på kontor av alla slag. Exempel på detta är datorer, kopieringsmaskiner och annan utrustning för dokumentbehandling och arkivering.

Administrativa assistentfunktioner

En administrativ assistent utför ett stort antal uppgif.webpter dagligen i ett företag. Alla kan kategoriseras enligt följande och kräver en serie kompetenser:

  • Personlig kundservice: Assistenten är den första som är tillgänglig för allmänheten och fungerar som ett filter för kunderna i varje företags anläggningar.
  • Kommunikationshantering: Denna professionella ska organisera telefon- och e-postkontakter. Det är också vanligt att du samordnar sociala nätverk eller webbelement i avsaknad av specifika proffs för dessa funktioner.
  • Mottagande, hantering och sändning av dokumentation: Det är vanligt att administrativa assistenter fungerar som bagage- och dokumenthanterare och distribuerar dem över olika avdelningar.
  • Dagliga ledningsuppgif.webpter: Mycket ofta utför dessa arbetare grundläggande kontorsautomationsuppgif.webpter, såsom skapande av olika typer av innehåll och förberedelse av personalagendan. De mest framträdande är fakturering, redovisning eller dokument- och filhantering.
  • Förhållande med tredje part: Företag måste upprätta kommunikation med andra, såsom leverantörer eller offentliga tillsynsmyndigheter. Ofta ansvarar den administrativa assistenten för att hålla detta informationsflöde flytande.
  • Stöd till högre personal eller handledare: Som i föregående punkt utför många assistenter stöduppgif.webpter för andra delar av företaget ur administrativ synvinkel.

Tjänsten som administrativ assistent

Denna typ av professionell finns i alla typer av företag, oavsett storlek och ekonomisk sektor som de deltar i.

Samtidigt finns det i både privata och offentliga företag med tillgång genom opposition.

Tack vare utvecklingen av nya digitala miljöer och ökningen av ny telekommunikation har den professionella profilen för en administrativ assistent fått nya funktioner att utföra.

Detta har påverkat behovet av utbildning för att fylla denna befattning i ett företag. Vanligtvis regleras denna förberedelse i professionella utbildningar som syftar till kunskap om företagsadministration eller ekonomi.