Intern kontroll är ett förfarande som ingår i kontrollen av ett företags resurser och tillgångar och tjänar till att registrera sin verksamhet och spårbarhet.
När företag växer blir det allt svårare att hålla reda på vad som händer med sina resurser, deras tillgångar, sina verktyg och människor.
Det är därför det har blivit nödvändigt att upprätta en mekanism som gör det möjligt att registrera användningen av dessa resurser, liksom aktiviteterna.
Exempel på intern kontroll av finansiella resurser och tillgångar
Vissa användningar av intern kontroll som gäller för varor är in- och utgångskontroller av företagsägda fordon. Detta styr fordonets aktivitet, slitage, bränsleförbrukning och den person som är ansvarig för det.
När man hanterar företagsfordon måste förare ha en logg där start och slut på resan registreras tillsammans med tiderna för varje milstolpe.
Ett annat exempel är lagerkontroll av material i lagret. FIFO- och LIFO-systemen kräver nödvändigtvis en intern kontroll för att känna till datum och typer av material eller inventering. Det är en redovisningsinsats som också kan användas för avskrivningar av varor.
När det gäller finansiella resurser utförs en intern kontroll innan en kostnad utförs, till exempel i GAV (administrativa och försäljningskostnader) som härrör från uppgif.webpterna för dessa funktioner. Det måste dock kontrolleras så att det inte överstiger vad som är nödvändigt för detta utförande under perioden.
Om det till exempel krävs för en månads försäljning att köpa pappersark, pennor och skrivarbläck, ska den interna kontrollen ha en uppskattning av vad som spenderas varje månad och kontrollera detta varje månad för att skydda den utgif.webptsmarginalen.
Säkerhetskopior av intern kontroll
Precis som en omedelbar registrering av resurser och aktiviteter görs är det viktigt att arkivera den för att generera en fil angående varje kontrollerat element.
Det finns olika interna kontrollprogram som företag kan hyra, eller ett Microsoft Excel-kalkylblad räcker om det beställs.
För att undvika förluster kan du köpa ett virtuellt lagringsmoln och ladda upp dessa filer där för att undvika förlust.
Om du också har pappersstöd med ansvarsunderskrifter är det bekvämt att digitalisera dessa dokument. Till exempel genom skannern och efterföljande tömning till digitala mappar.
Chef för intern kontroll
De personer som ansvarar för interna kontrollåtgärder måste vara ordnade, organiserade och kapabla att arbeta i scenarier med hög efterfrågan, eftersom de till exempel kan ha kontroll över många element samtidigt: ekonomisk kontroll av kostnader, kontroll av lager, kontroll av användning av företagets tillgångar och kontrollen av in- och utresa för människor.
Om något misslyckas i denna registreringsprocess kan det finnas avvikelser i företagets operativa verklighet och kapital med avseende på dess tillgångar. Det är av den anledningen att intern kontroll måste ingå i ett ordnat och kedjat operativsystem.
Intern kontroll ger värdefullt stöd till den operativa ledningen av organisationen, vilket säkerställer transparenta och säkra spårbarhetsprocesser.
Därför ligger dess betydelse i det faktum att företag, oavsett struktur och storlek, implementerar något internt kontrollsystem för att hålla ett bättre register över sina tillgångar och för att kunna diagnostisera var det finns logistiska avvikelser för att ständigt förbättra processerna i sin värdekedja.