RACI-matrisen används för att tilldela och definiera den ansvarsgrad som motsvarar var och en av de personer som är involverade i genomförandet av ett projekt.
Det är också känt som en ansvarsfördelningsmatris. Syftet är att kunna fastställa de olika roller och ansvarsområden som varje person som bildar i genomförandet av ett projekt måste ta.
Som en konsekvens rekommenderas att den förbereds i början av ett projekt. Så att det från början är tydligt och fastställt vilken roll och ansvar varje person som deltar i ett projekt kommer att ta. Detta säkerställer också att ett större samarbete uppnås av alla deltagare.
Vad betyder varje bokstav som utgör namnet på RACI-matrisen
Namnet på RACI-matrisen består av fyra bokstäver och varje bokstav har en betydelse. Betydelsen av varje bokstav är som följer:
Bokstaven R
Utan tvekan är R bokstaven som anger vem som tar ansvar. Detta brev definierar rollen för den person som ansvarar för att utföra en viss uppgif.webpt. Därför tar du ansvaret för att skicka in färdiga läxor i tid och på etablerat sätt.
Bokstaven A
På samma sätt avgör bokstaven A vem som godkänner. Rollen för den person som kommer att agera som godkännare är att acceptera och godkänna uppgif.webpten som lämnats av den ansvariga personen. Med andra ord intygar godkännaren att arbetet har utförts enligt de krav som krävs.
Bokstaven C
För sin del anger bokstaven C vem som konsulteras. De är vanligtvis experter eller kunniga om ett ämne och uppgif.webpt som konsulteras för deras åsikter och förslag om någon aspekt av projektuppgif.webpterna. Extern konsulterade sitt yttrande om någon aspekt som måste tas med i beräkningen av projektet, eftersom han är expert på ämnet.
Bokstaven I
Slutligen avgör brevet I vem som rapporterar. Dessa människors roll involverar varje individ som måste informeras om processen för utveckling och utveckling av de uppgif.webpter som ingår i projektet. De måste också informeras när uppgif.webpterna har slutförts.
Fördelar med att göra en RACI-matris
De viktigaste fördelarna som ska uppnås när en RACI-matris görs är:
- Rollerna och ansvarsområdena för varje deltagare som deltar i ett projekt är tydligt definierade.
- Det är möjligt att avgöra vilken person som tar ansvaret för att göra konton med avseende på de uppgif.webpter eller arbeten som måste utföras.
- Det gör det möjligt att balansera arbetsbelastningen mellan de personer, team eller avdelningar som är involverade i utvecklingen av projektet.
- Det gör det enkelt att hålla en kontrollerad uppföljning av utvecklingen och utförandet av de uppgif.webpter och arbete som krävs för att framgångsrikt slutföra utvecklingen av projektet.
Hur man bygger en RACI-matris
För att utveckla en RACI-matris måste följande steg följas:
Steg 1
Först bestäms de uppgif.webpter som ska utföras inom ett projekt och placeras som raderna som utgör matrisen.
Steg 2
För det andra identifieras de personer som är involverade i utvecklingen av projektet och placeras i form av kolumner i matrisformationen.
Steg 3
För det tredje placeras bokstäverna i ordet som utgör namnet på RACI-matrisen. Genom att tilldela varje bokstav i varje uppgif.webpt är det möjligt att definiera vem av de inblandade personerna som ansvarar, vem som godkänner, vem som konsulteras och vem som måste informeras vid genomförandet av varje projektuppgif.webpt.
Steg 4
Slutligen kommer det att vara möjligt att avgöra om allt arbete är väl fördelat, om det finns något tomt utrymme och om det finns dubbleringar. Detta för att verifiera att allt är välformat och undvika senare problem.
För- och nackdelar med att tillämpa en RACI-matris
Fördelarna som kan uppnås vid genomförandet av ett projekt genom att tillämpa RACI-matrisen är följande:
1. Det finns en smidig och enkel kommunikationsprocess
Kommunikation visar sig vanligtvis vara enklare och snabbare, eftersom RACI-matrisen låter dig tydligt visualisera den roll och funktion som varje person ska spela. Detta eliminerar inte, men det minimerar kommunikationsproblemen mellan de involverade i projektet.
2. Förbättra produktiviteten
Uppenbarligen, genom att minimera kommunikationsproblem, bidrar detta till en bättre tidsanvändning och som en konsekvens uppnås en ökning av produktiviteten. Slutförandetiden för varje uppgif.webpt förkortas och detta effektiviserar den totala exekveringsprocessen.
3. Korrekt fördelning av arbetet
Dessutom tillåter RACI-matrisen dig att visualisera ansvarsområdena och funktionerna, så att det kan identifieras om arbetsbelastningen fördelas på ett proportionerligt sätt. Om det är möjligt att fastställa att en ansvarig person tilldelas en alltför stor arbetsbelastning görs nödvändiga justeringar innan projektet genomförs. Uppnå en mer balanserad fördelning av bördor och ansvar.
4. Förväntningarna uppfylls
I själva verket, när du använder detta verktyg, är resultaten som erhållits i slutet av ett projekt mycket lik de resultat som förväntas i början av projektet. Detta inträffar eftersom du bättre kan kontrollera alla uppgif.webpter som måste utvecklas. Dessutom vet varje person specifikt vad de ansvarar för i hela projektgenomförandeprocessen.
Även om fördelarna är stora och många, kan det också vara nackdelar med RACI-matrisen.
- Först kan det vara alltför komplicerat att applicera, vilket har en negativ inverkan på dess förståelse.
- Trots att RACI-matrisen är ett bra verktyg räcker det inte bara för att skapa den utan du måste också följa den.
- I linje med ovanstående kan det för de som inte känner till matrisen vara dyrt att generera den för första gången.
- Det finns möjligheten att det finns projekt som inte kräver planering av denna typ, så skapandet av matrisen kan vara mer något som saktar projektet än något som driver det.
Sammanfattningsvis är RACI-matrisen ett mycket användbart verktyg som kan användas i alla typer av projekt. Eftersom den bestämmer roller och funktioner för alla människor som deltar i dess förverkligande. Detta gynnar bättre kontroll och uppnår bättre resultat i slutet av projektet.