Övervakningen av ett projekt avser utförandet av en serie åtgärder i syfte att verifiera den korrekta utvecklingen av dess genomförande.
Övervakningen av ett projekt börjar därför, och när det väl har planerats, med genomförandet av projektet.
Övervakningssteget består av att verifiera om de olika faserna i projektet genomförs, i tid och bildar var och en av dem. För att göra detta används en serie parametrar och variabler som låter oss ta reda på om det finns avvikelser från den ursprungliga planen eller inte.
Betydelsen av projektövervakning
Detta steg är viktigt för att fastställa nödvändiga åtgärder för att lösa de problem som upplevs i utförandet. Vi kan inte starta något om vi inte tidigare har en färdplan, liksom ett förfarande för att verifiera att projektet fungerar korrekt. Av denna anledning måste en tydlig, kortfattad och detaljerad uppföljning upprättas med allt som krävs för att kunna fatta beslut.
Dessutom, som vi kommer att se i nästa avsnitt, är det viktigt att tydligt fastställa hur denna övervakning kommer att genomföras. Det är viktigt att alla vet vad som förväntas av dem och vad deras handlingar bör vara i händelse av en eventuell beredskap.
Faser av projektövervakning
Låt oss nu se i detalj vilka som kan vara de viktigaste faserna i övervakningen av ett projekt, liksom dess huvudsakliga krav.
- Mäta: Först måste du mäta. Mätning är nödvändig när vi vill kontrollera något. Vi måste veta hur långt vi kan gå eller vilka gränser det är att överväga framgång eller misslyckande. Därför är det nödvändigt att höja parametrar och variabler, liksom de procedurer som används för att analysera dem.
- Möte och analys: Därefter måste du möta och analysera avvikelserna. Möten bör vara kortfattade, korrekta och direkta. Du måste prata om saken med indikatorerna i handen och med en kopia för varje deltagare. Från mötet måste det tydligt dras vad problemet är, liksom orsaker och konsekvenser.
- Sök efter lösningar: I nästa steg måste du bestämma vilken väg du ska följa för att lösa dessa avvikelser. För denna fas är det bäst för alla att arbeta i sitt område och med sin egen grupp eller individuellt. Vid ett efterföljande möte kommer dessa lösningar att övervägas för att välja de mest lämpliga.
- Mät om: Slutligen måste du mäta igen. När korrigeringarna har genomförts måste analysen användas igen för att se om de har fungerat. Om vi har lyckats fortsätter projektet; annars är det nödvändigt att börja om.
Exempel på projektövervakning
Därefter kommer vi att se ett exempel för att avsluta.
Låt oss föreställa oss ett företag som tillverkar skor. Detta företag tillverkar skor och distribuerar dem mellan olika butiker med flera varumärken.
Låt oss se hur processen skulle vara.
I denna illustration kan vi se hur övervakningen av ett projekt skulle genomföras. Först att fastställa parametrar och mätvariabler. Till exempel antal tillverkade skor eller sålda skor. Därefter måste du kontrollera vilken typ av skor som fungerar bäst. Å andra sidan måste du ta hänsyn till de nya trenderna som väcker köparens intresse. Slutligen måste du kontrollera igen och vidta korrigerande åtgärder om det behövs.
