Den formella organisationen är en som planeras och som skapar en uppsättning regler, strukturer och förfaranden som gör det möjligt att beställa organisationens aktiviteter.
Den formella organisationen bygger på arbetsfördelningen, definitionen av olika nivåer av auktoritet och skapandet av kommunikationskanaler mellan arbetarna.
Dess struktur och riktlinjer planeras av administratörerna av organisationen och återspeglas vanligtvis i dokument, standarder, processer och organisationsscheman.
Relationer utanför den formella organisationen betraktas som informell organisation och uppstår spontant mellan medarbetare.
Komponenter i den formella organisationen
- En väldefinierad uppsättning regler och förfaranden: Som tidigare har utformats för att uppnå något mål eller mål.
- Mål och strategier: Korta och långsiktiga mål definieras tillsammans med strategier för att uppnå dem.
- Symbolisk status: Strukturen ger medlemmarna en viss status beroende på deras position och relativa makt.
- Definierade aktiviteter: Organisationen definierar aktiviteterna för varje medlem i organisationen. Skyldigheter och gränser fastställs.
- Kommunikationskanaler: Det finns definierade kommunikationskanaler som måste överensstämma med organisationens hierarki och procedurer.
- Samordningsförfaranden: Förfaranden och mekanismer definieras för samordning av aktiviteter för de olika medlemmarna i organisationen.
Den formella organisationens ursprung
Ursprunget till denna typ av organisation är designen skapad av ägarna och administratörerna som försöker definiera strategier för att framgångsrikt uppnå sina mål.
Det finns minst tre nyckelelement som definierar denna organisation:
- Arbetsfördelning: Det består i att dela upp ett jobb i flera elementära aktiviteter så att arbetare kan specialisera sig och därmed bli mer produktiva.
- Avdelning: Den består av att skapa olika avdelningar i samma organisation så att var och en av dem ansvarar för en viss aktivitet eller ett visst mål. Så till exempel: marknadsavdelning eller PR-avdelning. När organisationen växer blir avdelningarna mer komplexa och södra avdelningar eller underavdelningar skapas vanligtvis.
- Kontrollera: Består av att skapa mekanismer för att kontrollera och mäta utvecklingen av organisationens aktiviteter.
Förhållandet mellan informell och formell organisation
Den informella organisationen kan komplettera eller stärka den formella organisationen genom en bra relation och samarbete mellan medlemmarna i organisationen. Men den informella organisationen kan också försvaga den formella. Detta inträffar när avund, motsättning eller när den informella rollen är starkare än den formella.
Ett exempel där det formella inte sammanfaller med det informella är när det enligt den etablerade organiska strukturen finns en avdelningschef men i praktiken följer alla idéer och riktlinjer från en annan person som, även om de inte har en position av chef, har en mycket stark personlighet och ledarskap.
Formellt organisationsexempel
I följande bild kan vi se organisationsschemat utformat som en del av ett företags formella organisation:
