En verkställande rapport eller en sammanfattning är ett skriftligt eller muntligt dokument som samlar höjdpunkterna i en längre rapport. Syftet med den verkställande rapporten är att sammanfatta de viktigaste aspekterna av en längre rapport, vilket gör det lättare för projektet eller företagsledningen att läsa.
En verkställande rapport är därför ett dokument som vanligtvis bifogas en längre rapport. Det faktum att det får namnet verkställande beror på det faktum att denna rapport är inriktad på riktningen för ett företag eller ett projekt.
Verkställande rapporten innehåller huvudidéerna i den längre rapporten samt rekommendationer eller handlingslinjer. Syftet med detta är att ledningen i stort sett kan förstå rapporten utan att behöva läsa den längre.
Av denna anledning kallas den verkställande rapporten vid många tillfällen också en ”sammanfattning”. Detta bifogas det längsta dokumentet och en kopia levereras till var och en av de berörda parterna.
I en akademisk uppsats skulle sammanfattningen vara ”abstrakt”.
Struktur för en verkställande rapport
Varje rapport måste följa en struktur. Denna struktur presenterar dock skillnader, i den mån rapporten behandlar en eller annan fråga.
Av denna anledning presenteras den generiska strukturen som en riktig rapport av denna typ skulle presentera nedan:
- Kort introduktion.
- Rapportens höjdpunkter.
- Slutsatser och Rekommendationer.
Denna rapport levereras som en bilaga och med huvudrapporten till dem som är intresserade av projektet.
Kännetecken för en verkställande rapport
När det gäller egenskaperna hos denna typ av rapport kan vi lyfta fram följande:
- Det är ett praktiskt dokument.
- Använd ett tydligt och objektivt språk.
- Markera höjdpunkterna i rapporten.
- Sammanfatta huvudidéerna kort.
- Rapporten måste vara operativ och funktionell.
- De är vanligtvis inriktade på företagsledningen.
- Den bör inte överstiga mer än 2/3 sidor.
När det gäller rapportens längd måste vi veta att detta kommer att variera beroende på kraven från den berörda parten. Rapporten bör dock inte vara mer än 2 eller högst 3 sidor.
Exempel på verkställande rapport
En verkställande rapport är ett mycket vanligt dokument. Med andra ord har samhället haft kontakt och har läst, kanske utan att inse det, tekniska rapporter under hela sitt liv.
I denna mening är den sammanfattning som vi måste lämna bifogad magisterprojekten - särskilt i de som är relaterade till företagsledning eller projekt - en sammanfattning. Således handlar det om att avslöja huvudidéerna i studien.
På samma sätt, när vi arbetar i ett företag där vi får i uppdrag att utveckla ett projekt, är den sammanfattning som vi ger ledningen så att de, utan att läsa vår rapport, är medvetna om allting, är den verkställande rapporten.
Som vi kan se finns det många exempel, men rapporten presenterar i alla fall samma syfte: att underlätta läsning och förståelse av vår forskning för potentiella intressenter.