Omfattningen av ett projekt är den uppsättning processer som är nödvändiga för att avsluta projektet. I denna mening, processer som dess design, utförande och kontroll. Omfattningen fastställs av intressenterna i projektet.
När en organisation tänker på ett projekt måste den göra några preliminära utvärderingar. Detta är fallet med den ekonomiska utvärderingen av projektet, juridiska, miljömässiga, sociala, ekonomiska utvärderingar etc. Tills slutligen, och efter att ha uppnått gynnsamma resultat i dessa beskrivna utvärderingar, beslutas att starta projektet.
Men förutom evolutionen innebär att starta ett projekt också att definiera vad projektets handlingsradie kommer att vara, samt allt som behövs för att genomföra det. Av denna anledning är det viktigt att känna till dess omfattning och definiera det i förväg.
Målens omfattning
Ett projekt kan vara från en metod för att lösa ett problem, förbättra en organisations situation, till den investering som görs i något som i framtiden kommer att ge fördelar. Men det är viktigt att veta att projektet inte kommer att lösa alla aspekter av organisationen, utan bara de där dess mål är relaterade.
Till exempel, om ett företag bestämmer sig för att bygga ett nytt lager för lagring av lager, kommer detta projekt att lösa problem med utrymme, lagerkapacitet, produktion (eftersom det har mer utrymme att lagra, kan det producera lite mer) och snabbare distribution.
Detta beror på att det finns större lager, vilket gör att produkter kan skickas oftare. Detta projekt behöver dock inte påverka kvaliteten på de produkter som tillverkas, eftersom dess mål är relaterade till lager, utrymme och lagring. Men inte i den tidigare produktionskedjan.
Intressenternas omfattning
Projektets omfattning är en process som planeras med de personer som är intresserade av projektet, antingen för att de deltar direkt i det (ingenjörer, revisorer, handledare och chefer) eller för att de finansierar detta projekt.
Att definiera intressenternas omfattning är viktigt eftersom det definierar hur och när de ska delta i projektet.
- Ingenjörer i design- och övervakningsfasen.
- Revisorer under utförande för att kontrollera utgif.webpterna;
- Handledare under uppgif.webptsutförandefasen
- Och investerare före, under och efter, men bara för ansvarsskyldighet.
Detta gör att projektet inte kan ingripa för mycket med personlig uppskattning, vilket gör att varje deltagare kan delta på det sätt som motsvarar dem.
Verksamhetens omfattning
Projektets aktiviteter, från dess idé, design, genomförandefas till avslutningsfasen, måste definieras från en lista och efterföljande programmering, med deras respektive chefer, ekonomiska och operativa resurser nödvändiga. I denna mening kan ett Gantt-diagram eller verktyg för projektledningsprogram användas för att bättre övervaka varje steg.
Omfattningen av aktiviteterna gör det i sin tur möjligt att avgränsa tidpunkten för projektet, de nödvändiga personerna och de ekonomiska och icke-finansiella resurserna för att genomföra det.
Kan projektets omfattning ändras?
Såklart ja. Och det är mycket troligt att ett projekt kräver modifieringar i dess omfattning, eftersom det är mycket svårt att upprätta en helt självklar grundlinje, eftersom aktiviteterna och resurserna planeras utan att känna till de eventualiteter som kan förekomma.
Det viktiga i den meningen är att alla intresserade parter deltar igen i ändringarna av projektets omfattning för att ge sitt godkännande och vara medvetna om den nya programmeringen och justeringarna.
Det är dock inte ett bra tecken att göra för många ändringar av projektets omfattning, eftersom det visar att det fanns många aspekter som inte förutspåddes. Därför är det orsaken till teknisk oförmåga.
I denna bemärkelse rekommenderas det att i studien av projektets omfattning, om de berörda parterna inte har tillräcklig erfarenhet för att definiera det, införlivas en expert inom området eller liknande projekt för att ge deras uppskattning och rekommendationer. På detta sätt kan vi också minimera riskerna med att ständigt behöva modifiera projektet. Tja, om så är fallet, med detta skulle vi åta oss att konsumera mer resurser, samtidigt som tiderna för deras slutförande och förmåner skulle förlängas.
Ansvar inom projektets omfattning
En princip i ledningskontroll är att etablera personer som är ansvariga för varje strategisk linje. Således är det viktigt i projektledning att veta vem som kommer att ansvara för varje steg. På detta sätt kan rapporter begäras för att följa upp projektledningen. Och dessutom kommer vi att kunna veta om det utförs korrekt i redskapet för projektcykeln.
De ansvariga är de som kommer att kunna varna om det krävs en förlängning i tid, en ökning av resurser eller människor.
Kort sagt är projektets omfattning en preliminär struktur av tid, resurser, människor, mål och förväntade resultat av projektet, som utvecklas med en grupp människor som deltar och / eller kommer att dra nytta av det.
Även om projektets omfattning kan förändras är det lämpligt att planera det flexibelt och med en realistisk bild av dess genomförande och resultat. Målet med detta är inte att drabbas av besvikelser som inte har förutses med tillräcklig teknisk noggrannhet.
