Ett kommersiellt dokument, eller kommersiellt dokument, är en titel som utfärdas skriftligen för att intyga en kommersiell eller kommersiell transaktion mellan två parter.
Därför är det som det söker att skriftligen registrera vad som hände i en operation. I det kommer det faktum att de överenskomna villkoren och all annan information av intresse kommer att exponeras. Naturligtvis måste informationen om delarna visas tydligt och i detalj.
Anledningar till användning och krav i ett affärsdokument
Det finns flera skäl att använda dem. De viktigaste är följande:
- Den första, redan nämnda, registrerar avtalet. Detta är viktigt, eftersom det, om allt är skriftligt, underlättar domarnas arbete; vid domstol. Därför, i affärsförhållanden, är det bättre för allt att vara tydligt och koncist.
- Den andra är en motivering för att spela in en operation. Utan dem, ur juridisk synvinkel, skulle det inte vara möjligt att göra bokföringen.
- För det tredje är förhållandet mellan parterna tydligt skriftligt. På detta sätt beskrivs var och en av deras rättigheter och skyldigheter.
När det gäller kraven i ett kommersiellt dokument skulle dessa vara följande:
- Namn, som definierar typen av affärsdokument.
- Utfärdande, verkan eller utgångsdatum.
- Ett ordernummer som möjliggör dess beställning och arkivering.
- Uppgif.webpter om de som är inblandade i operationen.
- Detaljerade begrepp och kvantiteter. Siffran måste skrivas med bokstäver och siffror.
- Koncept och detaljer för transaktionen.
- Parternas eller deras auktoriserade parters underskrift.
Typer av affärsdokument
Det finns tre stora klassificeringsgrupper för ett affärsdokument.
- För det första, beroende på huruvida en offentlig notarie ingriper (notarie) har vi det privata och det offentliga. I det förstnämnda är endast partiernas underskrift nödvändiga och i det senare måste de höjas till en offentlig handling.
- För det andra skulle det finnas de informativa och stödjande. Skillnaden är att den första innehåller relevant kommersiell information och den andra återspeglar en monetär betalningstransaktion.
- Slutligen skulle vi ha det förhandlingsbara och icke-förhandlingsbara. Den förra representerar en betalningsskyldighet och kan konverteras till kontanter. Dessutom kan du göra affärer med dem. De senare är bara ett informations- eller transaktionsstöd.
Exempel på kommersiella dokument
För att avsluta, låt oss titta på några exempel och hur vi kan klassificera dem.
- En fraktsedel eller fraktsedel: Den beskriver varorna som levereras till kunden och, i förekommande fall, försäljningsvillkoren. Det är vanligtvis steget innan fakturan utfärdas. Det skulle vara icke-förhandlingsbart, privat och informativt.
- En faktura: Den består av ett dokument som återspeglar en försäljnings- och köptransaktion och dess villkor. Det skulle vara icke-förhandlingsbart, privat och informativt.
- En check: Tillåter mottagaren att få kontanter från betalarens bank. Vi står inför ett förhandlingsdokument, eftersom det kan godkännas. Det skulle också vara privat och stödjande (fakturan är originaldokumentet).
- Mottagande: Det är ett bevis på betalning av en skuld och befriar gäldenären helt eller delvis. Det skulle vara icke-förhandlingsbart, privat (även om det kan höjas till allmänheten) och stöd, eftersom originaldokumentet skulle vara skulden.
- Som ett sista exempel skulle ett annat kommersiellt dokument vara skuldebrevet.: Detta skiljer sig från incheckningen att det har ett utgångsdatum. Den som tar emot den kommer inte att kunna hämta den före det datumet. Det skulle vara förhandlingsbart, privat och stödjande.