Processhantering är ett tillvägagångssätt som anser att en organisation är ett nätverk av relaterade och sammankopplade processer. Därför är det sättet att hantera en organisation baserat på de processer som utförs.
Utan tvekan är en process en sekvens av aktiviteter som syftar till att tillföra värde till en input för att uppnå ett resultat eller en output. All produktion måste tillgodose ett behov eller krav från ett företags interna eller externa kunder.
Naturligtvis måste alla processer, vare sig enkla eller komplicerade, stora eller små, ha en input, en transformation och en output. Ingången är vilken resurs som helst som måste transformeras. Transformation är arbetsprocessen som ger mervärde till ingångar och får resultat. Produktionen utgör det slutliga resultatet, till exempel varan eller tjänsten som lyckas tillgodose ett behov.
Dessutom står processfokuserad hantering i kontrast till den traditionella strukturen för funktionsbaserade organisationer. Den grundläggande idén är att tillföra värde till interna och externa kunder. Av denna anledning eftersträvas kontinuerlig förbättring av alla processer genom identifiering, beskrivning och dokumentation.
Hur vet du om en aktivitet är en process?
Faktum är att inte alla aktiviteter som utförs i ett företag kan betraktas som en process. För att betrakta en aktivitet som en process måste du:
1. Ha ett tydligt uppdrag och syfte
Varje aktivitet som klassificeras som en process måste svara på det uppdrag och syften som upprättats av organisationen. Dessa aktiviteter måste svara på vad företaget förväntar sig att göras.
2. Aktiviteten måste definieras exakt
Alla medlemmar i organisationen måste veta exakt hur varje process ska genomföras. Även när en ny anställd anställs kan du få tillgång till dokumenterade källor som anger hur varje aktivitet utförs.
3. Den måste innehålla in- och utgångar
Naturligtvis måste varje process ha en input av insatsvaror eller råvaror som måste omvandlas till ett slutresultat. Detta är det som kallas resultatet av processen som ger värde för interna och externa kunder.
4. Leverantörer, kunder och en slutprodukt kan identifieras
Naturligtvis är leverantörerna alla som levererar insatsvarorna eller råvarorna för att genomföra processen. Klienten kommer att vara mottagare av det goda eller tjänsten som genereras. Medan den slutliga produkten är den output-värde som processen genererar.
5. Aktiviteten kan delas in i uppgif.webpter eller delprocesser
Varje process kan ha en eller flera uppgif.webpter som kommer att utföras av en eller av en grupp personer som är ansvariga för dess utförande.
6. Kan dokumenteras
Alla dessa aktiviteter kan dokumenteras med hjälp av en processhanteringsmetodik som definierar tider, resurser och kostnader. Allt detta dokumenterade register garanterar överensstämmelse med kvalitetsstandarder.
7. Har ansvarsfördelning
Visst är en process uppdelad i uppgif.webpter som måste utföras i en avdelning eller i flera avdelningar i företaget. Varje aktivitet ska ge mervärde för interna kunder, om vi talar om en delprocess eller extern, om det är det sista steget i processutgången. Vid varje steg måste det finnas en person som ansvarar för varje utgång.
Varför är det viktigt att vara processbaserad?
Det är logiskt att anta att processhantering definierar de processer som måste utföras på ett tidigare strukturerat sätt och kontinuerligt granskar dem för att hitta möjligheter till förbättringar. Detta, eftersom, om processerna i en organisation kontinuerligt förbättras, hjälper det till att förbättra organisationens totala funktion.
Faktum är att fokus på processer ger en heltäckande bild av företagets verksamhet i allmänhet och globalt. Det erkänner också att företaget måste ha en horisontell struktur för att svara på en cykel av processen på ett fullständigt sätt.
Dessutom söker alla processer kundnöjdhet. När vi talar om en mikroprocess innehåller den endast interna processer som tillgodoser interna kunders behov. Nu innehåller en makroprocess både interna och externa processer för att tillfredsställa interna och externa kunder i organisationen.
På samma sätt, med fokus på processer, kommer företaget att kunna uppnå en konkurrensfördel, eftersom denna typ av administration prioriterar kundnöjdhet. Detta innebär att företag tvingas maximera sin effektivitet. Följaktligen är det absolut nödvändigt att organisationer söker kontinuerlig förbättring av sina processer och i sin tur för företaget i allmänhet att erbjuda bättre lösningar på kundproblem.
Fördelar med processhantering
Processhantering har följande fördelar:
1. Minska onödiga interna kostnader
Till att börja med kan företaget minska onödiga kostnader inom sina processer, eftersom det kan eliminera uppgif.webpter eller steg som inte tillför värde. Om onödiga steg elimineras elimineras därför också kostnader.
Genom att eliminera aktiviteter som inte tillför mervärde blir processen mer exakt och företaget kan fokusera mer på att möta kundernas krav, behov och förväntningar. Sammantaget sparar det resurser som tid, pengar och mänskliga ansträngningar.
2. Förkorta leveranstiderna
Därefter kan ledtider eller ledtider förkortas genom att identifiera driftstopp för processcykeln. Av denna anledning elimineras och strömlinjeformas processer.
3. Förbättrar kvaliteten och tjänsten som upplevs av kunden
Å andra sidan, genom att förbättra kvaliteten och den service som erbjuds, tillgodoser kunden bättre sina behov. Att få kunder att upprätthålla en relation med företaget.
4. Inkorporera ytterligare serviceaktiviteter
På samma sätt gör detta tillvägagångssätt det mycket enkelt att lägga till ytterligare fördelar med kundservice. Dessa tjänster av tjänster har en låg kostnad och uppfattas lätt av kunden.
Egenskaper hos organisationer som använder processhantering
1. Processen dominerar över strukturen
För det första anser företag som tillämpar processhantering att företagets struktur inte är något annat än infrastrukturen för att genomföra processerna. Därför ger de betydelse för processerna och strategierna utformas utifrån processerna.
2. Dess organisation är tvärgående
För det andra gör processhantering organisationer att konfigurera sig själva som en uppsättning eller ett system av processer och delprocesser som möjliggör uppnåendet av mål. Huvudsyftet med alla processer är att generera värde för kunden.
3. Användning av informationen
För det tredje lägger organisationer högt värde på information om de olika processer och aktiviteter som måste genomföras. Det ständiga informationsflödet är viktigt för att fungera framgångsrikt i alla processer och i företagets allmänna verksamhet.
4. De är värdeskapare
Slutligen är organisationer som tillämpar processhantering värdegeneratorer. Av samma anledning att den är processbaserad är varje utgång ett mervärde genom de produkter och tjänster de erbjuder. Och detta är det grundläggande syftet med varje process.
Processhanteringssteg
De viktigaste stegen i implementeringen av processhantering är:
1. Information, utbildning och deltagande
Processhantering är ett nytt sätt att hantera. Därför är det viktigt att alla är informerade och utbildade innan de implementerar processerna. Dessutom måste alla informeras om de mål som processen strävar efter, vilka stadier det är och vilket samarbete som krävs.
2. Identifiering av processer
Naturligtvis måste processerna identifieras tydligt. Därför måste en lista över alla processer som utförs göras. Varje process måste ha:
- Ett namn.
- De aktiviteter och steg du måste ta.
- En processkarta.
3. Val av relevanta processer
Det bör noteras att de relevanta processerna är de som ger mest värde och är mycket viktiga för företaget att prestera effektivt. Av denna anledning har de en betydande inverkan på företagets strategiska mål.
4. Upprätta en ansvarig
När relevanta processer har identifierats tilldelas de en chef. Den ansvariga personen måste ha det ansvar och den autonomi som krävs för att uppnå de strategiska målen.
5. Processanalys och problemidentifiering
Varje process analyseras, oavsett om den uppfyller de föreslagna målen eller inte. Om någon av dem inte möter dem och presenterar ett problem måste de omformas på lämpligt sätt.
6. Korrigering av problem
När de problem som har störst inverkan på målen och klienterna har identifierats söks en lösning för dem. Detta definierar de åtgärder som måste följas för att inte påverka processens prestanda och organisationen som helhet.
7. Användning av indikatorer
Slutligen kommer processerna att utvärderas regelbundet. Det beror på denna utvärdering om de följer de föreslagna indikatorerna. Indikatorerna är mycket viktiga för att analysera processernas verkliga prestanda och för att kunna avgöra svagheterna. Allt detta för att vidta korrigerande åtgärder.
Avslutningsvis kan man säga att processhantering ökar effektiviteten i organisationer. Detta, eftersom dess framgång beror på ett adekvat genomförande av dess processer, som måste dokumenteras tydligt. Men framför allt måste de vara inriktade på att generera värde för kunden.