Det finns en mängd förhandlingsteorier som fungerar perfekt inom våra gränser. Det blir dock allt vanligare att ha kunder, leverantörer eller kollegor utomlands. En person kan ha utmärkta kommunikationsförmågor i sitt land, men när de väl är utomlands är det svårare för dem att kommunicera eftersom deras färdigheter inte automatiskt anpassas till andra kulturer.
I vissa kulturer kan det vara mer lämpligt och effektivt att uppträda på ett emotionellt sätt, medan samma beteende i ett annat land kan vara anständigt och olämpligt. En studie utförd av Erin Meyer i Harvard Business Review placerar sättet att relatera i affärer i ett koordinatsystem beroende på ursprungsland, beroende på den emotionella uttrycksförmågan och viljan för konfrontation.
En nära och till och med vänlig attityd i förhandlingar kan vara mycket effektiv i Medelhavsländerna (som Spanien, Frankrike och Italien), i Mexiko och Indien, men det kan vara olämpligt och omogent i Norden (Sverige, Danmark, etc.) eller i Japan, till exempel.
Det antas generellt att länder som uttrycker sig mer känslomässigt också är mer konfronterande. Istället klargör den ovannämnda studien att detta inte alltid är fallet. I vissa mycket känslomässiga länder som Israel och Frankrike är det normalt att konfrontationen kommer fram, men i andra mycket känslomässiga länder som Mexiko, Brasilien eller Indien kan oenighet och konfrontation ses som respektlöshet. I okänsliga länder som Tyskland, Nederländerna och Danmark förstås öppen konfrontation och debatt som positiv och nödvändig, förutsatt att den är lugn och objektiv. I länder som inte är särskilt känslomässiga och inte särskilt öppna för konfrontation som Japan och Sydkorea är det viktigt att vara i samklang och vara mycket subtil när man förhandlar.
Tricket, som författaren av artikeln, Erin Meyer, påpekar, är att vara medveten om handelssignaler och justera uppfattningar och åtgärder för att uppnå bättre resultat:
- Anpassa sättet att uttrycka sig: För vissa människor kan det att börja med ett "Jag är helt emot" vara början på en livlig och effektiv diskussion för att söka mötet, medan samma uttryck i andra kulturer kan vara slutet på förhandlingarna. I dessa fall skulle det vara bättre att säga något som "snälla förklara varför du tror det" eller "jag förstår inte riktigt vad du menar".
- Lär dig att uttrycka känslor eller innehålla dem: I vissa kulturer är det vanligt och helt lämpligt att höja rösten under förhandlingar, eller skratta passionerat för att föra konversationen närmare, till och med att röra din motsvarighet på armen eller lägga en vänlig arm runt dig. I andra kulturer ses självuttryck inte bara som irriterande eller överraskande, utan det kan beteckna brist på professionalism.
- Lär dig hur de bygger förtroende för andra kulturer: I allmänhet är de uppdelade i två affektiva och kognitiva. De kognitiva baseras mer på förtroende för den andra personens förmågor och prestationer, medan de affektiva är byggda för att ha kaffe tillsammans, spela sport eller skratta, vilket betecknar tillgivenhet och empati.
- Undvik att säga ja-nej i frågor: Vid någon tidpunkt under förhandlingarna kommer förslagen att komma fram, och i det ögonblicket förväntas det höra om den andra sidan accepterar eller inte. En av de mest förvirrande aspekterna av internationella förhandlingar är att de i vissa kulturer använder ordet "ja" när den sanna innebörden är nej. I andra kulturer är "nej" det vanligaste svaret, och det betyder ofta "Låt oss diskutera om det."
- Var försiktig med vad du skriver skriftligen: Amerikanerna är till exempel starkt beroende av kontrakt mer än någon annan kultur. Närhelst det finns ett avtal stängs det med ett dokument och lagligheten gör avtalet mellan okända personer lättare. I andra kulturer, särskilt där det rättsliga systemet traditionellt är mindre pålitligt, är kontrakt mindre frekventa och folk litar mer på den andra partens ord. Att ta ut ett dokument för att underteckna kan ge den andra personen intryck av misstro.
Slutligen, glöm inte de universella reglerna: När du förhandlar om ett avtal måste du övertala och reagera, övertyga och ha finess, föreslå dina poäng medan du noggrant arbetar för att nå en överenskommelse. I diskussionens hetta är det som sägs viktigt. Men det förtroende som skapas, de subtila meddelanden som förstås och förmågan att anpassa beteendet till det sammanhang som det upptar gör i slutändan skillnaden mellan framgång och misslyckande - för amerikaner, för kineser, för brasilianare och för alla.
