Projektledning är en process som säkerställer att projektet utvecklas från början till slut med alla tilldelade resurser och i den schemalagda tiden.
Projektledning är en disciplin som huvudsakligen har lärt sig av erfarenhet. Till skillnad från vad som händer med företagsledning i allmänhet finns det inte så mycket bibliografi.
Och det är att projekten kan ha olika karaktär; kommersiell, miljö, juridisk, pedagogisk, etc. och för varje område finns det restriktioner och faktorer som kan påverka projektet att genomgå förändringar i dess ursprungliga design, förlängning i tid eller resurser.
Projektledning funktioner
Svårt att påpeka det i en definition, men det kan förenklas enligt följande.
Ett projekt har ett mål som måste delas upp i flera mer specifika. Ja, mycket lik en utredning, men för det här fallet måste det för varje specifikt mål finnas åtminstone följande komponenter:
- Utförande tid.
- Utförandemål.
- Associerade resurser.
- Utförande schema (till exempel mars till december, inklusive alla icke-arbetsdagar, såsom helgdagar och helgdagar).
- Övervakningsindikatorer.
- Ansvarig för det målet.
Ett mycket användbart verktyg för projektledning är Gantt Chart, som låter dig grafiskt visualisera projektet och fördela vart och ett av dess stadier i färg.
En annan mycket viktig punkt är permanent övervakning och en beredskapsplan för varje enskilt fall.
Vid utformningen av projektet är det bra att göra en lista över möjliga risker och åtgärder som bör vidtas för att de ska kunna realiseras. Detta gör att du kan agera snabbt utan att improvisera.
Titta ständigt på aktiviteter och budget
Utförandet av aktiviteter måste överensstämma med den procentuella andelen av budgeten hittills, så det är viktigt att fastställa etapper. Till exempel ett projekt med tre steg:
- 1: Mars till juni 30% av aktiviteterna och 20% av budgeten
- 2: Juni till september 50% av aktiviteterna och 50% av budgeten
- 3: Oktober till december 100% av aktiviteterna och 100% av budgeten
Med ovanstående skulle det vara farligt om till exempel i steg 2 endast 40% av aktiviteterna hade genomförts och ändå hade 50% av budgeten spenderats. Det lämnar en minskning på 10% av resurserna som måste justeras på vägen, vilket gör projektet sårbart för ytterligare förändringar.
En annan läsning som detta exempel har är att det sista kvartalet har ett mycket smidigt och intensivt genomförande, eftersom hälften av projektet är utvecklat, det är därför mycket viktigt att övervaka det.
Generellt finns det en tendens att tro att projekt har ett proportionellt genomförande. Det vill säga aktiviteterna fördelas rättvist under hela perioden, men i verkligheten beror det på vilken typ av projekt som genomförs.
Om det är ett utbildningsprojekt bör detta logiskt sett anpassas till de månader då eleverna går i skolan, vilket ger semestermånaderna fria eller med färre aktiviteter.
Ett annat viktigt exempel har att göra med vädret. Byggprojekt har till exempel förseningar under vintermånaderna, eftersom regnet eller förkylningen orsakar förändringar och nödsituationer.
Kort sagt kräver projektledning en förhandsutvärdering inom det finansiella, tekniska, miljömässiga, juridiska och kommunikativa området för att se vilken inverkan den kommer att få på miljön eller vilka slag den kan drabbas av under utvecklingen.
Det är därför som varje gång projekten består av tvärvetenskapliga team som bidrar med kunskap från olika områden i syfte att minska osäkerheten och uppnå önskat genomförande inom den planerade tiden. Det skulle i slutändan vara framgångsrik projektledning.
