Den administrativa processen är en uppsättning steg (planering, organisering, ledning och kontroll) vars syfte är att uppnå målen för ett företag eller en organisation på ett så effektivt sätt som möjligt.
Med ännu enklare ord består den administrativa processen av en serie steg som hjälper oss att uppnå de föreslagna målen. Den administrativa processen är kontinuerlig. Det handlar inte om att göra vart och ett av stegen och allt slutar där. När en cykel slutar går den vidare till nästa. Det används normalt för företagets allmänna mål, särskilda mål eller till och med för mindre projekt.
Henri Fayol, skapade den administrativa processen. Därifrån kommer de fyra stegen som utgör den administrativa processen:
- Att planera.
- Organisera.
- Leda.
- Kontrollera.
För Fayol var dessa fyra steg viktiga för en god ledning. Varje ledningsgrupp måste behärska dem och ta hänsyn till dem för alla projekt. Fayol var dock aldrig extrem i sina idéer och du kan läsa i hans arbete hur han lämnade utrymme för flexibilitet och anpassning. Följaktligen har anhängarna av den klassiska administrationsteorin fullbordat, förbättrat och anpassat den administrativa processen till de olika typer av företag som har fötts under de senaste decennierna.
Mål för ett företagDen administrativa processens ursprung
Vi är skyldiga ursprunget till den administrativa processen till Henry Fayol. Cirka 1916, efter 50 år som chef för ett gruvföretag, publicerade Fayol sin bok "Administration Industrielle et Générale". På spanska skulle det vara något som liknar «Industrial and General Administration».
I den här boken utvecklade han, baserat på sin erfarenhet, hela sin teori. Fayol framhöll i sitt arbete olika nivåer av ledning, administrativa funktioner och en lista med principer för att hantera korrekt.
Det är dock värt att nämna att de mest erkända av allt hans arbete är hans principer. Specifikt 14 principer för korrekt administration.
Egenskaper för den administrativa processen
En administrativ process har en mängd egenskaper och särdrag beroende på vilket företag som utvecklar den, vi nämner de vanligaste:
- Den består av fyra sammanhängande etapper.
- Den måste fånga upp alla mål som ska uppnås med den.
- Alla de arbetare som kommer att vara med i processen måste informeras om detsamma.
- Målet är att skapa en färdplan för att optimera alla åtgärder som ingår i den administrativa processen så mycket som möjligt.
- Den kan användas av vilket företag som helst, oavsett dess egenskaper.
- Det utförs med en tidigare bestämd tidshorisont. På detta sätt erbjuder det viss flexibilitet att anpassas till omständigheterna.
Stadier av den administrativa processen
I definitionen har vi sagt att den administrativa processen består av en serie steg: planering, organisering, ledning och kontroll. I detta avsnitt kommer vi att utveckla och förklara dem. Naturligtvis är det först och främst bekvämt att veta hur dessa två faser är åtskilda:
- Mekanisk fas: Den mekaniska fasen består av planering och organisering. Vi kan säga att det är en statisk del av processen.
- Dynamisk fas: Den dynamiska fasen består å sin sida av riktning och kontroll. I den meningen avser ordet dynamik rörelse.
När vi väl har planerat och organiserat måste vi köra och gå till jobbet.
I vilket fall som helst är viktigare än att skilja mellan mekaniskt och dynamiskt att känna till de olika stadierna som består av det:
- Planera: Försök att schemalägga de uppgif.webpter som ska utföras och lösa de relevanta frågorna som kommer att utföras senare.
- Organisation: Tanken är att se vem som kommer att ha ansvaret för varje uppgif.webpt, i vilken ordning och vilken struktur projektet kommer att ha i genomförandet.
- Riktning: Ledningen ansvarar inte bara för att skicka, utan ansvarar också för att hjälpa, stödja och ingripa i alla konflikter som uppstår för att uppnå målen.
- Kontrollera: Kontroll baseras på övervakning av tillförlitliga mätvärden som gör att du kan övervaka att de största målen kommer att uppnås.
Se stadierna i den administrativa processen i detalj
Betydelsen av den administrativa processen
Den administrativa processen spelar en grundläggande roll i företagsledningen. Den antar att färdplanen ska följa under en viss period för att uppnå de mål som fastställts av ledningen.
Genom att följa alla stadier som fastställts inom den administrativa processen kan organisationen öka sin effektivitetsgrad när det gäller att uppnå de föreslagna målen. Denna process innebär en minskning av antalet förbrukade resurser. Av denna anledning kan de sparade resurserna användas för andra åtgärder som är fördelaktiga för företaget.
Bland de fördelar som vi kan lyfta fram av den administrativa processen lyfter vi fram följande:
- Det gör att företaget kan ha framtida planering hela tiden.
- De åtgärder som ska utföras i vart och ett av de möjliga scenarierna kommer att anges.
- Det fastställer tydligt de mål som ett visst företag har på kort, medellång och / eller lång sikt.
- Resurser optimeras maximalt
- Undvik överflödiga utgif.webpter som inte tidigare planerats.
- Det kan leda till ökad produktivitet eftersom det förbättrar samordningen mellan teammedlemmar.
Slutligen bör det noteras att en perfekt utformad administrativ process kommer att förhindra att händelser uppträder som bryter chefens system. Följaktligen kommer antalet improviserade åtgärder som kan leda till beslut som skadar företagets verksamhet att minska.
Exempel på administrativ process
Anta till exempel att vi är bergsklättrare. Vårt mål är att nå toppen av de fem högsta bergen i världen. Målet är klart, men vi behöver en process för att uppnå våra mål så säkert som möjligt. Det vill säga utan att äventyra vår hälsa.
Vi behöver därför en process för att uppnå vårt slutmål: att nå de fem topparna. Även om varje topp är annorlunda kommer vi i sin tur att följa en serie steg för att nå varje topp (mellanmål). Vi kallar denna serie steg, som är vanliga för att uppnå målen, den administrativa processen.
I den meningen måste varje företag eller organisation som avser att uppnå mål tillämpa en administrativ process. Utan den administrativa processen är det mycket svårt att uppnå de föreslagna målen. Nästan omöjligt. Kan du tänka dig att klättra Everest utan att ha någonting planerat, utan att ha tränat och allt utom kontroll? Samma sak händer i affärer.