Ett affärsprotokoll är ett dokument för internt bruk som reglerar de interna rutinerna i en organisation, vilket hjälper till att standardisera kvaliteten på varor och tjänster.
En av de aspekter som förbättrar organisationernas konkurrenskraft är kvaliteten på deras tjänster, särskilt när det gäller företag som har dotterbolag på olika platser.
Att göra tjänsterna och kundernas uppfattning om dem är homogena är inte en lätt uppgif.webpt och kräver standardiseringsarbete. I den meningen är ett av verktygen som detta arbete stöder Business Protocol.
Men i ett företag, hela dagen, händer många händelser. På ett visst sätt är affärsprotokollet verktyget genom vilket vi kommer att agera i vissa situationer. Således, om företaget upprättar ett affärsprotokoll som ska följas i händelse av att en maskin går sönder, kommer detta protokoll att vara det som markerar stegen som ska följas i ett scenario där en av våra maskiner går sönder.
Och så i många andra avseenden. Låt oss föreställa oss ett brandprotokoll, det här är mycket känt. Varje företag, i händelse av brand, har ett protokoll för att lämna anläggningarna utan att få brännskador. Protokollen, efter att ha studerat manövrarna för deras förberedelser, har en garanti för framgång inför spontaniteten hos en problematisk händelse.
Därför är affärsprotokollet en slags beprövad handlingsguide, som måste följas i varje möjligt scenario och därmed undvika problem som kan påverka alla aspekter av vårt företag.
Vad är ett affärsprotokoll?
Beroende på land kan det ha olika valörer. Bland dessa, procedurhandbok, kod för god praxis, interna instruktioner etc.
Det viktiga är att de alla resulterar i samma sak: skapa en guide om hur man ska svara på specifika situationer, vare sig med interna eller externa klienter.
Vilka procedurer reglerar ett affärsprotokoll?
Det finns mer krävande protokoll än andra, beroende på företag, men när det gäller gemensamma minimum är det vanligt att hitta kundserviceprocedurer i normala sammanhang, i konfliktsituationer, i försäljning, i anspråk etc.
Och internt materialiserar affärsprotokollet processerna i företagets organisationsschema och kommunikationen mellan funktionella områden i organisationen. Till exempel är transiteringen mellan försäljning, fakturering, lager, redovisning och lagerregister olika för varje företag.
Denna procedurmässiga skillnad fastställs i affärsprotokollet.
Struktur för ett affärsprotokoll
Ett affärsprotokoll kan uteslutande ägnas åt kunder och extern allmänhet, såväl som uteslutande till medarbetare och intern personal.
Men dessutom kan det vara ett blandat dokument som anger regler och procedurer för båda målgrupperna i samma dokument.
Struktur för ett affärsprotokoll för intern publik
Den riktar sig till arbetare och definierar de formella förfaranden som måste följas i en organisation under dess verksamhet.
Detta gör det möjligt att beställa administrationen och få en spårbarhet för att upptäcka avvikelser eller fel.
Exempel på affärsprotokoll för intern publik
Här är några exempel för en bättre förståelse av denna typ av protokoll:
- Upphandlingsprotokoll: Procedur för att begära varor och / eller tjänster från ett funktionellt område, till exempel marknadsföringsområdet, till det område som ansvarar för inköp, vanligtvis en upphandlingsenhet.
- Internt kommunikationsprotokoll: Procedur som skapar de kommunikationskanaler som anses vara formella, vid tidpunkten för ledningen mellan funktionella områden eller mot ett ledarskap. Till exempel användningen av företagets e-post, informativa anteckningar, problemlösningshierarki, bland andra.
- Klagomålsprotokoll för trakasserier på arbetsplatsen: Förfarande för ett säkert klagomål om fall av trakasserier på arbetsplatsen som utsätts för organisationens arbetstagare. Målet är att garantera jobbstabilitet och stöd för dem som rapporterar. Till exempel anonyma klagomålskanaler, en arbetsmiljöenhet med en oberoende hierarki i företaget, en intern åklagare som tar klagomål från arbetare utan åtskillnad mellan hierarkisk makt.
Exempel på affärsprotokoll för extern publik
Här är några exempel för en bättre förståelse av denna typ av protokoll:
- Kundtjänstprotokoll: Förfarande för att ta emot, hälsa, uppfylla dina krav och säga upp en kund.
- Krav på uppmärksamhetsprotokoll: Procedur för att ta emot, lyssna, innehålla och leverera lösningar till kunder som klagar på produktens kvalitet.
- Försäljningsprotokoll: Grundläggande procedur för att ta emot, närvara, lyssna på kundernas behov, vägleda, ge råd, följa med och inducera dem mot inköpsprocessen.
Fördelar med ett affärsprotokoll
Protokollen, inom alla handlingsområden, tas emot väl, eftersom de ger tydlighet när det gäller att möta specifika situationer.
Några av dess fördelar är följande:
- Standardisering: När protokollet har upprättats kan det tillämpas i alla organisationens dotterbolag, vilket säkerställer att principerna för servicekvalitet följs i vart och ett av dem.
- Varumärke: Det bidrar väsentligt till skapandet av företagets varumärke, eftersom dessa ständiga åtgärder upprätthålls över tid, vilket skapar en grupp av kunder som kan tala för företaget och rekommendera det.
- Organisation: Företag som har protokoll har också större organisationskapacitet. Detta beror på att man genom dem kan förstå den fullständiga funktionen och ursprunget för varje åtgärd.
- Träning: Protokollen möjliggör utbildning av nya medarbetare som går med i företaget. Studien underlättar och påskyndar kunskapsprocessen om deras roller och funktioner, eftersom det gör det möjligt att lära känna organisationens "know how".
Affärsprotokoll är en utmärkt hanteringsåtgärd, eftersom de materialiserar organisationsstrukturen och ger en procedurram både mellan arbetare och gentemot kunder.
Det är viktigt att notera att protokollen måste vara tydliga och realistiska. Främst eftersom de styr procedurer mellan människor, där var och en reagerar på olika sätt. I den meningen kan protokollen justeras och / eller modifieras över tiden för att förbättra och integrera nya procedurer, baserat på de erfarenheter som dyker upp över tiden.